سرمقاله محمد عسلی ۱۳ آبان ۱۴۰۰
بلای جلسات اداری

نشستیم و گفتیم و برخاستیم حاصل جلسات اداری مستمری است که بیش از ۵۰ درصد وقت مدیران و کارکنان ادارات را تلف می کند و حاصل آن در واقع هیچ تغییر و تحولی در ساختار اداری و اهداف مورد نظر ایجاد نمی کند جز آنکه بسیاری از مراجعین را ساعت ها پشت در اتاق مدیران در انتظار می نشاند و پیوسته این سئوال را در اذهان عمومی بی جواب می گذارد که در این جلسات چه می گذرد؟
پشت در اتاق بعضی مدیران، گاه تلفن های شخصی مدت طولانی، گاه گپ زدن با دوستان و فامیل های عزیزی که برای ملاقات و درد دل حضوری مغتنم دارند، گاه صرف صبحانه و یا مشاهده پیامک های تلفن همراه و بعضا چانه زدن ها برای معاملاتی است که منافع شخصی را بر منافع ملی ترجیح می دهند…
اگر این جلسات برای تصمیم گیری در رفع مسائل و معضلات کارهای اجرائی و خواست ارباب رجوع باشد مفهوم و معنای آن این است که اداره ضابطه مند نیست و یا قانون را دور می زند و یا کارشناسان و کارکنان در انجام وظایف خود ناتوانند مواردی دیده شده که یادداشت رئیس دفتر فلان مدیر از صبح علی الطلوع تا ساعاتی اضافه بر ساعت موظف اداری پشت سر هم یادآور جلساتی است که رئیس یا مدیر یک اداره می باید در آن شرکت کند.
بر این اساس هر اداره ای سعی بر آن داشته اتاق مدیران را چنان عریض و طویل در نظر بگیرد که میزهای بزرگ و صندلی های خاص برای جلسات متصل به صندلی مدیر در حد نیاز جمعی باشد که معمولا به جلسات دعوت می شوند.
سخنرانی های حاشیه ای و تعریف و تکلفات خارج از متن موضوع، حاشیه های نچسب بر متن هستند که هیچ ضرورتی برای صرف انرژی و هزینه های معمول ندارند.
با توجه به پیشرفت های شگفت انگیز وسائل ارتباطاتی که می توان ارباب رجوع و مطالبه گران از ادارات را در خانه هم از نتایج و پاسخ نامه ها مطلع کرد. چه نیازی به حضور ارباب رجوع در ادارات داریم که صف انتظار در دفتر آقای مدیر حرف و حدیث های بسیاری را در اذهان مراجعه کنندگان ایجاد کند؟
وقتی قوانین و ضوابط پاسخگوی مطالبات نباشند و مدیران و مردم عادت کرده باشند به چانه زنی، توصیه طلبی و حفظ روابط با بزرگان در سلسله مراتب اداری، کار مردم به سامان نمی رسد و نارضایتی ها را تشدید می کند مضافا آنکه نوعی بدبینی نهادینه شده را نسبت به عملکرد ادارات و رؤسای آنها در اذهان عمومی رسوب می دهد. اگر سیستم اداری به صورت قانونمند و خودکار توان پاسخگویی بدون واسطه و چانه زنی را داشته باشد چند اتفاق اساسی و مهم روی می دهد.
یکم در نیروی انسانی ناکارآمد و نشسته در سایه که روز را شب و شب را روز می کنند صرفه جوئی می شود و کاهش هزینه های اضافی را در پی دارد.
دو دیگر آنکه در مصرف حامل های انرژی صرفه جوئی می شود.
سوم توصیه طلبی، رانتخواری، رشوه گیری، باجخواهی و تعلل در پاسخگویی روی نمی دهد.
چهارم دست سوءاستفاده چی ها را برای دور زدن قانون می بندد.
پنجم مدیران بیشتر فرصت نظارت و ارزیابی عملکرد کارکنان را پیدا می کنند و از اتاق در بسته پای را فراتر می نهند.
و نهایتا رفت و آمدها کاهش می یابد. خیابانها خلوت می شود و مسئولان در برابر مردم بیشتر و بهتر پاسخگو می شوند. زیرا اگر وظایف هر یک از کارکنان قبلا تعیین شده و آنها هم به وظایف خود آگاهند و مجریان صادق ، دیگر چه ضرورتی به جلسات مستمر برای انجام کارها و بازگشایی مشکلات برای رفع آنهاست، اگر حاصل جلسات این چنینی رفع مشکلات باشد که معمولا نیست.
چه بهتر که اگر به ضرورت فلان مدیر کل یا مدیران رده های پائین در یک جلسه حضور پیدا می کنند. موضوع جلسه، مدت زمان تعیین شده و ضرورت آن روی تابلو محل صف انتظار ارباب رجوع نوشته شود.
گاه مشاهده شده جلسات عمومی در محل نمازخانه تشکیل می شود. اداره برای ادای سخنرانی های مذهبی و صرف صبحانه ای که معلوم نیست هزینه آن از کدام ردیف بودجه تعیین می شود که نزدیک به دو ساعت از وقت ارباب رجوع در صف انتظار را به هدر می دهد. گاه زمان تعیین شده ۲۰ دقیقه برای ادای نماز تا یک ساعت و بیشتر هم ادامه می یابد.
اگر روند امور با ضابطه و قانون پیش برود چه ضرورتی به تشکیل جلسات کسالت آور در اتاق مدیر است.
ادارات عریض و طویلی که دارای سالن های سخنرانی مشابه سینما و تئاترند و فقط برای روشنایی و گرم کردن یا خنک کردن سالن ها همه ساله هزینه های زیادی صرف می شود و یا برای تمیز کردن و نگهداری آنها کارکنانی موظف به کار می شوند چه گرهی از مشکلات مردم باز می کنند؟ بهتر بود این سالنها در مدارس احداث می شد.
میزهای مدیریتی عریض و طویلی که از همه امکانات و وسائل ارتباطی برخوردارند و به شیوه ارباب رعیتی پشت میزها با متقاضیان برخورد می کنند جز القاء فاصله طبقاتی چه سودی دارند؟
تفاخر بعضی مدیران که گویی از آسمان به زمین افتاده اند، زبان ارباب رجوع را بند می آورد و آنها احساس حقارت می کنند در برابر این میزها و پشت میزنشین ها
در اوایل انقلاب عکسی از امام خمینی منتشر شد که پشت یک میز کوچک شبیه گل میزهای پذیرائی نشسته اند و به مطالعه و رتق و فتق امور مشغولند. چه شد که آن میز کوچک که ایشان در پشت آن بسیار بزرگ و با هیبت جلوه می کردند تبدیل به میزهایی شد که مدیران را در پشت آنها بسیار کوچک نشان می دهد؟
گاه شاهدیم که در بعضی ادارات ضرب المثل آفتابه لگن صد دست، چلوکباب هیچی صدق می کند.
قطعاً این میزهای فریبنده تبعاتی دارد که اگر تقوا و درستکاری در شخص مدیر و کارکنان نهادینه نشده باشد حاصل آن همین اختلاس ها و انحراف از معیارهای اسلامی و انقلابی است. سیرت زیبا جای خود را به صورت زیبا داده و مسئولیت پذیری در حاشیه و سایه رفته و تسری این روند را می توان حاصل همین جلسات بی فایده دانست که گاه، تمام وقت روزانه مدیران و بعضا کارکنان را صرف می کند.
راستی چه بلائی است این جلسات؟
والسلام